Konkret - so funktioniert die Blended Conference

In unserem ersten Artikel “Kreativ statt mit Knall” haben wir das Potential einer Erweiterung etablierter Veranstaltungsformate (Workshops, Tagungen, Konferenzen, etc.) durch vor- oder nachgelagerten Online-Phasen erläutert. Alles was dafür benötigt wird, ist eine Online-Plattform auf der neben vorbereitenden Materialien und Informationen auch ein gemeinsamer vorbereitender Austausch geführt werden kann.

Jede Online-Plattform (z.B. Moodle, Ilias, edubreak®) hat unterschiedliche Instrumente zur Verfügung, die entsprechend im Rahmen der Veranstaltung genutzt werden können. Die Tagung anhand derer wir die Planung und Umsetzung einer Blended Conference erklären wollen, ist der jährlich stattfindende Leistungssportworkshop des Deutschen Badminton-Verbandes e.V. (DBV). Organisiert und durchgeführt wurde der Workshop vom Organisatorenteam rund um Hannes Käsbauer, Bundestrainer Wissenschaft/Bildung und Lukas Dieckhoff vom NBV. Beide sind der neuen Lehr-/Lernform Blended Learning gegenüber sehr aufgeschlossen und begleiten die digitale Transformation des Dachverbandes auf unterschiedlichen Ebenen. Schritt für Schritt soll nun auch der Bereich Bildung fit für zukünftige Anforderungen gemacht werden.

Wie sehen also die Schritte zu einer BC konkret aus?

 

Blended Conference To Dos:

Vorbereitung:

  1. Aufstellen eines Zeitplans:
    Neben der Organisation der Veranstaltung per se, muss für eine Blended Conference auch Zeit für die Wahl einer passenden Online-Umgebung genauso wie das “an die Hand nehmen” der Teilnehmenden eingeplant werden. Darüber hinaus sollte auch ausreichend Zeit für die eigene Einarbeitung in das neue Medium vorhanden sein.
  2. Wahl des Einsatzszenarios und der passenden Online-Umgebung:
    Es muss klar definiert werden, wofür eine Online-Lernumgebung eingesetzt werden soll. Geht es darum die Veranstaltung optimal zu dokumentieren und nachzubereiten oder sollen bestimmte Inhalte bereits im Vorhinein den Teilnehmenden zur Verfügung gestellt bzw. durch diese erarbeitet werden.
    Als Beispiele können Moodle, Ilias und edubreak® angeführt werden. Auf Grund der Erfahrungen des DBV fiel die Entscheidung auf edubreak. Bei der Entscheidung sollte unbedingt auf folgendes geachtet werden:
    • Ist ein asynchroner Austausch mit unterschiedlichen Medien möglich?
    • Welche Instrumente bietet die Umgebung im Allgemeinen?
    • Ist das Einstellen und interaktive Nutzen von Videos möglich (insbesondere nach der Veranstaltung)?
    • Wie groß ist der zu erwartende finanzielle Aufwand?
    • Wie lange muss die Online-Umgebung gebucht werden (mind. Laufzeit)?​
  3. Information der Teilnehmenden:
    Es ist wichtig, dass die Teilnehmenden aber auch Referierenden sich ausreichend lange darauf einstellen können, dass es in diesem Jahr ein neues Format für die Konferenz gibt. Es ist zielgruppenabhängig was “ausreichend lange” bedeutet. Unsere Empfehlung wäre, es in der  Einladung zu kommunizieren, eine Veranstaltung mit Online-Begleitung handelt.
    Nach Anmeldeschluss ist es empfehlenswert die Teilnehmenden durch eine gesonderte E-Mail über die nächsten Schritte zu Informieren. Diese sollte folgende Informationen enthalten:
    • Ablauf des Einladungsprozedere in die Online-Umgebung (inkl. Tag der Einladung)
    • Dauer der Online-Phase
    • Kurze Info, was die Teilnehmenden erwartet bzw. was sie zu tun haben
  4. Vorbereiten der Inhalte auf der Online-Umgebung:
    Online-Räume verhalten sich analog zu physischen Räumen - je besser sie eingerichtet sind, umso attraktiver sind sie für ihrer NutzerInnen. Daher gilt es im nächsten Schritt, die Online-Umgebung für die Veranstaltung vorzubereiten. Die dafür notwendigen Materialien hängen vom gewählten Szenario ab und können Dokumente, Fragebögen aber auch Videos und weitere ähnliche Medien sein. Darüber hinaus sollten natürlich auch alle Personen, die bei dieser Blended Conference involviert sind, bereits frühzeitig mit den entsprechend Rollen in Ihrem entsprechenden Kurs in der Online-Umgebung ausgestattet werden, um wie gewünscht aktiv werden zu können.
    Der DBV hat als vorbereitende Materialien einfache Videos erstellt, die eine Einführung in die jeweiligen Workshopthemen gaben. Alle Teilnehmenden konnten dazu vorab Ihre Fragen und Ideen einbringen. Auch die Referierenden sollten aktiviert werden um ggf. auf Fragen der Teilnehmenden zu antworten.

    Zur Produktion von Videos braucht man…

    • Gute Kamera oder alternativ Screenrecording-Programm, Schnittprogramm
  5. Einladen der Teilnehmenden
    Wie nun in der E-Mail angekündigt, sollten die Personen entsprechend am Tag X eingeladen werden. Ein guter Richtwert bei einer Eintagesveranstaltung sind ca. acht Tage vorher. Wenn die Teilnehmenden dann in den Online-Raum kommen, sollten Sie entsprechend alles vorfinden was sie benötigen, um sich ausgiebig zu informieren und ihren Beitrag zur Veranstaltung zu leisten

    edubreak® bietet hier die Möglichkeit die Teilnehmenden direkt via Registrierungscode oder personalisierter Email-Einladung einzuladen.

  6. Aktivierung der Teilnehmenden:
    Je aktiver die Beteiligung ist, desto attraktiver ist die Zeit während der Online-Phase. Es ist wichtig, die Teilnehmenden hier positiv zu überraschen, indem zum Beispiel eine sehr persönliche und direkte Begrüßung gegeben wird, die Videos sehr ansprechend und auf die Veranstaltung hinführend sind. Durch regelmäßige News werden die Teilnehmenden immer wieder erinnert, dass sie aktiv in die Tagesgestaltung eingreifen können. Unmittelbares Feedback auf Beiträge der Teilnehmenden ist hierbei von großer Bedeutung.
  7. Rückbezug auf die Online-Phase und Aufzeichnen der Workshops vor Ort:
    Durch die Informationen aus der vorangestellten Online-Phase haben die Workshopleitenden einen guten Einblick, wo die Bedürfnisse der Teilnehmenden liegen. Wird hier konkret auf Anmerkungen und Ideen aus dieser dezentralen Phase eingegangen, wird der Mehrwert für die Teilnehmenden schnell erlebbar.
    Smartphones oder Digitalkameras dienen zur Videoerstellung. Wer  eine sehr gute Tonqualität erreichen will, sollte auf eine gute Digitalkamera mit Mikrofon setzen. Die so erstellten Videos können je nach Belieben in einer Postproduction mit entsprechend gebrandetem Titelbild verstehen oder gleich direkt in die Online-Umgebung edubreak®SPORTCAMPUS geladen  werden. Mit Upload in die Umgebung sind die Videos für alle Teilnehmenden verfüg- und kommentierbar. Es ist ratsam, die TeilnehmerInnen über den erfolgten Upload der Aufzeichnungen via einer News zu informieren.
  8. Nachbereitung der Veranstaltung:
    Die Nachbereitung erfolgt meist nur durch das Organisatoren-Team. Formate, Programmpunkte etc. werden evaluiert und Schlussfolgerungen für das kommende Jahr daraus gezogen. Interessant sind die Aufzeichnungen der Workshops (insbesondere bei parallel gelaufenen) aber auch für all jene die nicht teilnehmen konnten. Die Online-Umgebung bietet die Möglichkeit, dezentral weiter zu denken und zu diskutieren. Sämtliche Workshopmaterialien können hier zentral abgelegt und geteilt werden. Das erleichtert den Verwaltungsaufwand für ein Organisatoren-Team um ein Vielfaches. Selbstverständlich ist es auch eine optimale Dokumentationsoberfläche für folgende Veranstaltungen, denn nach der Conference ist vor der Conference.

 

Dieses Vorgehen ist ein guter Einstieg sich mit den Einsatzmöglichkeiten digitaler Medien in einem Bildungskontext auseinander zu setzen und den Mehrwert erlebbar zu machen.

Für weitere Informationen kommen Sie bitte jederzeit auf uns zu!

 
 
Den Leitfaden zu einer Blended Conference, mit weiteren nützlichen Tipps, haben wir noch einmal in einem pdf für Sie zusammen gefasst.

Über die AutorIn

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Rebecca Gebler

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