Projektmanagement Blended

Innovatives Projektmanagement in der Sportentwicklung mit dem edubreak®SPORTCAMPUS

Wir reisen nach Honduras, ein Staat in Zentralamerika. Das Entwicklungsland kämpft nicht nur mit wirtschaftlichen, sondern auch mit gesellschaftlichen Herausforderungen. Annähernd 80 Prozent der 6,8 Millionen Einwohner leben unterhalb der Armutsgrenze, hohe Arbeitslosigkeit und eine schockierend schlechte Schulbildung (28 % Analphabeten) führen zu einer immer höheren Kriminalitätsrate. “Sie ist, besonders unter Drogeneinfluss, von hoher Gewaltbereitschaft und einer geringen Hemmschwelle beim Gebrauch von Schusswaffen geprägt.” (www.auswaertiges-amt.de/DE/Laenderinformationen/00-SiHi/HondurasSicherheit.html)

“Sport hat die Kraft, die Welt zu verändern.” Nelson Mandela

Der Sport hat die Kraft, Missstände aufzudecken, Menschen zu begeistern und somit Probleme zu bekämpfen. Dieses Potential ist der Initiator für das internationale Entwicklungsprogramm des DOSB in Honduras sein. Ziel des Projektes, „Bay Island Beach Volleyball Assoziation“ (BIBVA) aus Roatan, eine vor Honduras gelegene Karibikinsel, soll es sein, gemeinsam mit allen Stakeholdern, stabile Strukturen für den Sport auszuarbeiten. Die dadurch entstehenden Perspektiven und Angebote, sollen Kinder und Jugendlichen davor bewahren ihre Zeit auf der Straße zu verbringen und damit auch in keine kriminellen Machenschaften verwickelt zu werden. Neben Beach-Volleball-Training für Kinder und Jugendliche bietet die  BIBVA Unterstützung bei Schulaufgaben und Programme die, die soziale Kompetenz der Jugendlichen erhöhen sollen. Es geht darum, wie sich die NGO (Nichtregierungsorganisation) und ihre Gründer sowie der Präsident nachhaltig als Social Entrepreneur aufstellen können. Am 14. Oktober 2016 berichteten wir hierzu bereits in unserem Blog über das Projekt und seine Hintergründe.

DOSB Auslandsexperte Ralf Iwan ist für vier Wochen vor Ort in Honduras. In dieser Zeit lassen sich derartig große Vorhaben kaum umsetzen. Einer umso höheren Bedeutung kommt hier die Vorarbeit in Deutschland zu. Ohne eine tiefgründige Vorbereitung und vorab Zusammenarbeit mit den Partnern vor Ort, können die Ressourcen kaum genügend ausgeschöpft werden.

“Vorbereitendes Desk-Research (Die Gewinnung von Informationen aus bereits vorhandenem Datenmaterial, v.a. als Internetrecherche) ist erst einmal ein guter Weg einen Zugang zu den Ländern zu erhalten, man muss aber mit dem Menschen sprechen und sich am besten die Programme auch in Aktion ansehen um ein Gefühl für mögliche Ansätze zu bekommen“, so Iwan, der bereits durch seine Tätigkeit im internationalen Sport Erfahrung mit ähnlichen Programmen in Asien hat.

Ziele erreichen mit dem Einsatz digitaler Medien im Projektmanagement

Die Vorbereitung eines solchen Projekts ist immer eine Herausforderung. Es ist nicht immer vollkommen klar was die Projektleitenden erwartet aber genauso müssen sich die Projektpartner vor Ort mit Unklarheiten in der Startphase auseinandersetzen. Eine Möglichkeit wie wir diesen kritischen Angelegenheiten erfolgreich begegnen können ist der Miteinbezug digitaler Medien. Was ist damit gemeint? Agile Projekte leben von agilem Projektmanagement. Die Vorteile der Nutzung digitaler Angebote reichen von hoher Flexibilität über verbesserte Team-Effizienz und die Erarbeitung kurzfristig gesteckter Ziele bis hin zu engeren Abstimmung oder ständigen Kommunikation. Zudem werden Monitoring als auch Testings signifikant verbessert.

Insbesondere Plattformen oder Online-Umgebungen in denen sich alle Beteiligten austauschen, Dokumente Teilen und sich zu Online-Meetings treffen können, bieten sich für diese Art der Projekte an. Nicht nur die Organisation selbst auch die Dokumentation des Projekts ist dadurch gesichert.

Hier beim Kurzzeitprojekt in Honduras wurde als zentrale Kommunikations- und Lernplattform schon in den Vorbereitungen in Deutschland, der edubreak®SPORTCAMPUS eingesetzt.  

Praktischer Einsatz der Online-Lernumgebung vor Ort

edubreak® ermöglichte allen am Projekt Beteiligten, aber auch den Stakeholdern und potentiellen Partnern einen weichen Einstieg in die Kennenlernphase und ermöglichte einen ersten effektiven Ideenaustausch. So konnten sich die Partner in Honduras gegenseitig vorstellen, kurze Videos hochladen und zum kommentieren und re-kommentieren einladen. Der Sportcampus vernetzt alle Partner effektiv miteinander und schafft es von Beginn an, spürbare Mehrwerte für das Projekt zu schaffen.

„Dieser erste Schritt war vor allem wichtig, um ungefilterte Informationen aus der Sport- und Bildungscommunity in Honduras zu bekommen, über die Plattform zu diskutieren und so schon ein gewisses Vertrauen aufzubauen.“ so Ralf Iwan. Blended Learning Konzepte bieten in diesem Bereich enorme Benefits für alle Beteiligten. Die Kombination aus gemeinsamen Präsenzzeiten und Online-Phasen ermöglicht einen neuen Wirkungsgrad und schafft eine stabile Basis für langfristige Zusammenarbeit.

Nach den ersten Tagen auf Roatan und dem Besuch eines Beach-Volleyball Turniers stand die „Roadshow“ auf dem Festland an. Hauptziel ist es, das BIBVA Programm vorzustellen, bekannt zu machen und nach möglichen Partnern und Unterstützern Ausschau zu halten. Alle diese Aktionen wurden über edubreak® im Vlog in Form eines digitalen Tagebuches festgehalten und gemeinsam diskutiert. An dieser Stelle bietet die Online-Lernumgebung zahlreiche Möglichkeiten der interaktiven Zusammenarbeit, wie beispielsweise die Feedback oder Chat Funktion, wie auch die Möglichkeit aktuelle News an die Partner zu versenden. Der direkte Weg des Austausches, der Bekanntmachung von Neuem oder die Reportage von Zwischenergebnissen, führt zu einer starken Vernetzung der Tasks und ermöglicht eine vielseitige Beleuchtung in Entstehungsprozessen, was automatisch zu einer nachhaltigeren Bilanz im Ideenpool führt.

Manu Wilmoth, der Präsident und Gründer von BIBVA, selbst ehemaliger Volleyball-Profi, organisierte insgesamt vier Veranstaltungen. Neben Vorträgen und Diskussionen an Schulen und Universitäten zum Thema Sport und Bildung sowie „Best-Practice“ Beispielen von Sportschulen verschiedener Länder standen vor allem Besuche bei örtlichen Sportprogrammen auf dem Terminkalender. Durch die Dokumentation, all dieser Projektphasen und Teilschritte, im Sportcampus entsteht schrittweise ein praller Pool an Ideen, Reflexionen, Bewertungen, Zielen- und Zwischenzielen sowie Unterstützern welche aus dem BIBVA ein gut gefülltes Programm entstehen lassen. Durch die noch mangelhafte Flächendeckung des Internets im Land, wurde dieser Prozess erschwert. Offene Aufgaben ohne Definition oder Terminierung werden jedoch im Anschluss  an den Aufenthalt von Deutschland aus weiter bearbeitet. Was wiederum einen der bedeutenden Vorteile der Nutzung digitaler Medien im Projektmanagement aufzeigt.

Zurück auf Roatan standen nun große Fragen auf dem Plan. Wie können wir die Erlebnisse und Ergebnisse der Gespräche in ein Business-Modell der BIBVA einfließen lassen? Wie sollte das Selbstverständnis einer NGO sein, die Sport, Schule und soziale Kompetenzen verbinden möchte?

In vielen Workshops und Meetings mit Manu Wilmoth und anderen Mitgliedern der BIBVA wurden die Ziele genauer definiert, Betätigungsfelder erarbeitet und Ablaufpläne erstellt. Der Einsatz einer digitalen Lernumgebung in der alle dezentral miteinander kommunizieren können, wirkt sich in diesem Kontext extrem wertvoll auf die Entstehungsprozesse aus. Dies ermöglicht es, alle Kompetenzen zu bündeln und gleichzeitig auf die passenden Arbeitsbereiche zu verteilen.

Wertvoller Content und punktgenaues Tracking durch eine interaktive Nachbereitung

Nach vier Wochen auf der Insel, einer guten und intensiven Vorbereitung folgt eine aktive Nachbereitung des Projektes über den edubreak®SPORTCAMPUS, die Ergebnisse werden final zusammengefasst, um daraus gezielte Aufgaben zu formulieren. Dies ermöglicht das exakte Tracking der erreichten Fortschritte und strukturiert alle weiteren Arbeitsschritte im Prozess. Anschließend dokumentieren alle Beteiligten ihre Arbeiten im Blog der Lernumgebung und kommentieren gegenseitig die Ergebnisse. Durch diesen interaktiven Austausch entsteht erneut wertvoller Content, welcher im Fortgang des Projektes gewinnbringend aufgegriffen werden kann. Durch die Nutzung der Online-Lernumgebung sind auch nach Beendigung der Präsenzphase alle Projektpartner weiterhin eng verknüpft und haben die Möglichkeit einer fortlaufenden, engen Zusammenarbeit im Kontext des Blendend Learnings. So ermöglichen die Initiatoren beispielsweise ein Coaching der Ausführenden vor Ort durch Ralf Iwan in Deutschland. Bei einer Erweiterung der Aufgaben kann nahtlos an die bestehenden Arbeiten angeknüpft werden und alle Beteiligten profitieren von der lückenlosen Dokumentation des bereits Erreichten. Dies steigert nicht nur die Effizienz, sondern ist zudem eine große Kosten- und Zeiteinsparung.

Durch agiles Projektmanagement konnte BIBVA in kurzer Zeit eine Grundstruktur und eine erste strategische Grundausrichtung für die nächsten 12 bis 18 Monate gegeben werden, die gemeinsam mit dem Projektpartner und unter Berücksichtigung der regionalen und nationalen Umstände erarbeitet wurde. Nun ist es an den handelnden Akteuren in Honduras diese Schritte umzusetzen und ein Momentum in Bezug auf die Entwicklung der Organisation aufzubauen bzw. bei weiteren Unklarheiten oder Veränderungen auf alle Beteiligten im Campus zuzugehen und von der digitalen Zusammenarbeit zu profitieren.

Weitere Einblicke in den konkreten Projekten und die Vorgehensweise für die Umsetzung erfolgreicher Auslandsprojekte in der Sportentwicklung und der Entwicklungsarbeit insgesamt, gibt Ralf Iwan in einem Webinar am 15.Dezember 2016.

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Lisa Welde

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