Das Abenteuer „Blended Conference“

Claus Weingärtner - Vorstand Stiftung Sicherheit im Sport - berichtet in diesem Beitrag von seinen ersten Erfahrungen mit dem innovativen Veranstaltungsformat Blended Conference. Wir vom edubreak® Team sagen herzlichen Dank, für diesen spannenden Einblick!

Das Abenteuer "Blended Conference"

Jedes Jahr findet unser „D-A-CH-Symposium Sicherheit im Sport“ statt. Beteiligt sind Organisationen, die sich in Deutschland, Österreich und der Schweiz um Fragen der Sicherheit und Unfallprävention im Sport kümmern. Reihum wird die Tagung organisiert und so ist der selbstgesetzte Anspruch natürlich hoch, eine Tagung durchzuführen, die nicht nur von den Rahmenbedingungen perfekt ist, sondern auch durch entsprechenden Output die Reiseaufwände rechtfertigt. Nach Jahren eines jeweils intensiven Austausches - meist über durchgeführte Projekte, Kampagnen und Aktionen - wird seit zwei Jahren der Schwerpunkt mehr auf Fragen der Zusammenarbeit in Projekten, der Ressourcenbündelung, des Transfers von Erkenntnissen und Ergebnissen gelegt. Gerade bei solchen Vorhaben ist es natürlich sinnvoll, nicht erst zu Beginn der Veranstaltung die ersten Gedanken zu fassen, sondern nach Formen zu suchen, wie sich – idealerweise alle – Teilnehmerinnen und Teilnehmer schon vorab nicht nur über die Inhalte und Themen informieren, sondern auch aktiv Beiträge leisten und sich einbringen können.

Da kam die von Dr. Frank Vohle und seinem Ghostthinker-Team eingebrachte Idee der Durchführung einer „Blended Conference“ wie gerufen! Doch – Begeisterung der Veranstalter einer Tagung ist eines – die Begeisterung bei den Teilnehmenden zu wecken ist ein Anderes. „Ich weiß nicht, ob jede/r Einzelne zu diesem Mehraufwand bereit ist und dazu Zeit hat!“ war eine häufig gehörte Meinung. Gerne entgegne ich bei einer solchen Einstellung mit der Geschichte des Waldarbeiters, der keine Zeit hat, seine Säge zu schärfen…

Aber wie fängt man so ein Vorhaben an und setzt es so gut um, dass auch kritische Stimmen davon überzeugt werden können?

Einrichten des virtuellen Tagungsraums im edubreak®SPORTCAMPUS

Unterstützt durch das Team der Ghostthinker begannen wir zunächst mit der Ausgestaltung unseres virtuellen Tagungsraums auf der Onlineumgebung edubreak®. Einrichten bedeutet in diesem Fall das Einstellten erster schriftlicher Inhalte wie organisatorischer und inhaltlicher Informationen, sowie selbstgedrehter Videos, in denen wir uns selbst - aber auch die Referenten/Referentinnen - ihre Themen näher vorstellten.

Im zweiten Schritt luden wir unsere Teilnehmenden ein, sich in edubreak® einzuloggen und die Onlineumgebung – unseren virtuellen Tagungsraum – zu erkunden. Eine erste Aufgabe lag darin, ein eigenes Profil zu erstellen, um sich mit den anderen Teilnehmenden bekannt zu machen. Der persönliche und intensive Austausch ist für die D-A-CH-Symposien besonders wichtig. Das Gleiche gilt auch für den virtuellen Tagungsraum, in dem Kommunizieren und Interagieren im Mittelpunkt stehen.

Weitere Informationen zur Vorbereitung eines solchen Formates werden in diesem Artikel aufgeführt.

Unser vorläufiges Fazit zur Vorbereitungsphase:

  • Die Einarbeitung in die neuen technischen Möglichkeiten hat einiges an Zeit benötigt.
  • Die Aufbereitung der Informationen hat nicht wesentlich länger gedauert als bei früheren Tagungen, die Darstellung auf der Plattform öffnet allerdings noch viel mehr Möglichkeiten.
  • Eine Unterstützung durch das Ghostthinker-Team war jederzeit gegeben.
  • Beim Drehen von Videos einfach mal Mut haben: Es muss auf keinen Fall perfekt sein!!! (also: Handy an und los!)

Beginn der dezentralen Veranstaltungsphase

Heute, drei Wochen vor der Veranstaltung sind wir so weit, dass wir den inhaltlichen Rahmen gesetzt haben, alle Arbeitsvorhaben und -aufträge in unseren virtuellen Tagungsraum eingestellt sind und in ca. einer Woche endlich der Teil beginnt, in dem wir die Tagungsteilnehmenden bitten, sich mit den Inhalten zu beschäftigen, zu kommentieren und diese so durch ihre eigenen Gedanken, Meinungen und Erkenntnisse anzureichern.

Und wenn es dann noch klappt, dass die Präsentationen der Referierenden wirklich vorher hochgeladen und von den Teilnehmenden auch noch gesichtet werden, dann können wir dazu kommen, dass wir die wertvolle Zeit vor Ort zusammen nutzen, um nicht das zu machen, was jeder ort- und zeitunabhängig vorher machen kann – nämlich Informationen aufzunehmen, sondern um miteinander zu REDEN, zu DISKUTIEREN und MEINUNGEN AUSZUTAUSCHEN. Denn: ist es nicht schon immer so, dass ein Austausch weit mehr ist als die Summe der gesprochenen Worte?

Wir werden weiter berichten…

Claus Weingärtner

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Rebecca Gebler

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